Mô hình SIPOC là gì ? Phương pháp xây dựng sơ đồ SIPOC

Mô hình SIPOC là gì ? Phương pháp xây dựng sơ đồ SIPOC

• TỔNG QUÁT VỀ SƠ ĐỒ SIPOC

Sơ đồ SIPOC hay SIPOC Digram là một công cụ được dùng trong bước Define (Xác định) của DMAIC trong hệ thống Six Sigma. Sơ đồ SIPOC giúp quản lý và cải tiến quá trình đồng thời giúp cho việc nhận biết luồng công việc một cách nhanh chóng. Hiểu một cách đơn giản là khi bạn làm việc thường sẽ lên danh sách các việc nhỏ cần làm và các công việc liên quan khác. Với các công việc sản xuất hàng hóa cũng như vậy tuy nhiên sẽ sử dụng công cụ chuyên nghiệp hơn với sơ đồ SIPOC.

Tên gọi của sơ đồ này được hình thành từ năm yếu tố của sơ đồ, bao gồm:

• Supplier – Nhà cung cấp: Trong bất kỳ công việc nào đều có các yếu tố đầu vào, chẳng hạn hoạt động sản xuất thì đầu vào là việc cung cấp các nguyên vật liệu, nhiên liệu. Hoạt động bán hàng đầu vào là quá trình cung cấp hàng hóa, vận chuyển. Do đó nhà quản trị phải xác định nhà cung cấp đầu vào trong quy trình quản lý mình định xây dựng là những bộ phận nào. Những nhà cung cấp này sẽ cung cấp thông tin, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cho việc thực hiện quy trình;
• Input – Đầu vào: là những yếu tố nguyên liệu đầu vào giúp người quản lý thực hiện được quy trình;
• Process – Quá trình: là tuần tự các bước được thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý, nó bao gồm cả việc mô tả công việc thực hiện, và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện quy trình;
• Ouput – Đầu ra: là sản phẩm cuối cùng của quá trình;
• Customer – Khách hàng: là những người được hưởng thành quả của toàn bộ quy trình trên. Do đó cần coi các bộ phận thụ hưởng như những khách hàng của quy trình để nâng cao trách nhiệm trong việc cung cấp.

Thông qua sơ đồ giúp nhà quản lý có thể trả lời được những câu hỏi chưa rõ ràng như: Ai cung cấp đầu vào cho quá trình? Những thông số kỹ thuật nào được đặt trên các đầu vào? Khách hàng thực sự của quy trình là ai? Các yêu cầu của khách hàng là gì?…

• MỤC ĐÍCH CỦA SƠ ĐỒ SIPOC

Như trên đã nói công cụ này được sử dụng khá nhiều trong hệ thống Six Sigma. Một số mục dích được sử dụng có thể kể đến như:

• Sơ đồ SIPOC giúp xác định các ranh giới của một dự án. Sơ đồ này giúp cung cấp một cách nhìn tổng quan về quy trình cấu trúc cũng như phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
• Giúp nhận diện được Supplier (các nhà cung cấp) và Customer (khách hàng).
• Giúp chọn lựa ra thành viên phù hợp cho dự án đó.
• Nhận biết Input (đầu vào) và Output (đầu ra) của hệ thống.
• Đánh dấu các vấn đề tiềm ẩn hay những hạn chế của hệ thống.

Về tổng thể sơ đồ SIPOC cho bạn một cái nhìn về quá trình hiện tại và xác định rõ tất cả các yếu tố có ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi quá trình. Sơ đồ SIPOC giúp bạn xem xét một cách hợp lý và hiểu được rõ quá trình đang diễn ra và những ai được hưởng lợi trong quy trình đó và ở mức độ như thế nào. 

Sơ đồ SIPOC muốn thành công đòi hỏi sự cộng tác của tất cả thành viên trong nhóm. Các thành viên trong team cần phải hiểu về vấn đề và quy trình thì mới hoàn thành tốt sơ đồ SIPOC này.

• QUY TRÌNH XÂY DỰNG SƠ ĐỒ SIPOC

Về tổng quan, sơ đồ SIPOC sẽ đi theo hình phía dưới, lần lượt trả lời các câu hỏi và giải quyết vấn đề cuối cùng.

Quy trình xây dựng sơ đồ SIPOC bao gồm 5 bước:

• Bước 1: Thiết lập quy trình

Việc xây dựng một sơ đồ SIPOC hiệu quả cần bám sát vào quá trình bao gồm cách hành động và làm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Sử dụng hành động, động từ, mô tả những công việc cần làm và trong bao nhiêu thời gian. Xác định điểm bắt đầu và kết thúc.

• Bước 2: Xác định yêu cầu chất lượng của đầu ra

Ở bước này, người sử dụng cần xác định các yêu cầu của khách hàng, các sản phẩm và dịch vụ mà quá trình này sản xuất ra cùng các điều mà khách hàng họ mong muốn trong hiện tại và tương lai.

• Bước 3: Nhận diện nhóm khách hàng

Xác định người nhận (khách hàng) của các kết quả đầu ra theo tên, chức vụ, hệ thống, hoặc thực thể tổ chức, hoặc các quy trình sau tiếp nhận đầu ra của quy trình trước.

• Bước 4: Xác định đầu vào

Đầu vào là tài liệu, thông tin và các nguồn lực khác mà nhà cung cấp cung cấp được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình.

• Bước 5: Xác định nhà cung cấp

Người sử dụng cần xác định các nhà cung cấp họ có thể là các hệ thống, con người, tổ chức, hoặc các nguồn tài liệu, thông tin khác được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình.

Sau khi thực hiện các bước, người sử dụng sẽ có 1 sơ đồ SIPOC như thế này:

Ví dụ SIPOC: Doanh nghiệp sửa chữa ô tô

Nhà cung cấp	Đầu vào	Quá trình	Đầu ra	Khách hàng
-Chủ phương tiện -Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng -Quản lý cơ sở -Bộ phận cửa sổ	-Yêu cầu sửa chữa -Xe sửa chữa -Quyền được tiến hành với các khuyến nghị cá nhân -Vịnh mở -Bộ phận sửa chữa đã được phê duyệt -Quan sát	-Lịch trình thăm -Chẩn đoán vấn đề -Chuẩn bị trật tự công việc -Bộ phận nguồn -Thực hiện sửa chữa -Thông báo rằng dịch vụ đã hoàn tất	-Ngày và giờ hẹn -Đề xuất sửa chữa và dự toán -Trình tự công việc -Bộ phận sửa chữa đã được phê duyệt -Điện thoại/ e-mail/ thông báo tin nhắn văn bản -Xe đã sửa chữa	-Chủ phương tiện -Thợ cơ khí -Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng

Có thể nói sơ đồ SIPOC mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giúp quản lý và có kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu và loại bỏ lãng phí hiệu quả. Vì vậy việc các doanh nghiệp sớm tiếp cận với sơ đồ SIPOC và hoàn chỉnh bộ máy của mình là hoàn toàn cần thiết trong thời điểm hiện nay.